E-Rechnung 2025–2028 — was jetzt wirklich gilt, und was Kanzleien daraus machen

Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können — ohne Zustimmung, ohne Übergangsfrist. Die Pflicht zur Ausstellung kommt in Stufen: ab 2027 für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz, ab 2028 für alle. Wer heute noch PDFs per Mail als „elektronische Rechnung" verbucht, sollte die Begriffe sortieren.

Ein PDF ist keine E-Rechnung

E-Rechnung heißt seit der Neuregelung: ein strukturierter Datensatz nach der europäischen Norm EN 16931. Zwei Formate tragen den deutschen Alltag:

• XRechnung — reines XML, kein Bild. Maschinen lesen es fehlerfrei,

Menschen gar nicht.

• ZUGFeRD — ein Hybrid: ein PDF/A-3 zum Ansehen, in das die XML-Daten

eingebettet sind. Ab Profil EN 16931 normkonform.

Der Punkt, der in der Praxis entscheidet: Der strukturierte Teil ist das steuerlich maßgebliche Dokument. Weicht das eingebettete XML vom sichtbaren PDF ab, zählt das XML. Eine Verarbeitung, die das PDF ansieht und das XML wegwirft, verarbeitet die falsche Rechnung.

Was eine saubere Verarbeitung leisten muss

1. Original erhalten — die empfangene Datei unverändert aufbewahren,

auch das XML. Ein gerendertes Bild ersetzt das Original nicht.

1. Gegen die Norm prüfen — Pflichtfelder der EN 16931 validieren und das

Ergebnis protokollieren, nicht nur „öffnen können".

1. Beides zeigen — Menschen brauchen eine lesbare Darstellung, die aus

den STRUKTURIERTEN Daten erzeugt wird, nicht umgekehrt.

1. Abweichungen benennen — wenn Rechenwege im XML nicht aufgehen, gehört

das als Befund an den Beleg, nicht stillschweigend korrigiert.

In FinMake laufen XRechnung und ZUGFeRD genau so: Original bleibt, Prüfung gegen EN 16931 wird protokolliert, die Anzeige entsteht aus den Daten, und jede Beanstandung steht als Prüfpunkt am Vorgang.

Für Kanzleien: die Mandanten sind das Thema

Die Empfangspflicht trifft jeden Mandanten — auch den Handwerksbetrieb ohne Buchhaltungssoftware. Die pragmatische Reihenfolge:

1. Einen Empfangsweg je Mandant festlegen (ein E-Mail-Postfach genügt

als Start — entscheidend ist, dass nichts verloren geht).

1. Eingehende E-Rechnungen strukturiert verarbeiten, nicht ausdrucken.
2. Die Ausstellungsseite der Mandanten vor 2027/2028 planen — wer

Fakturasoftware nutzt, prüft deren Formatfähigkeit; wer von Hand schreibt, braucht bis dahin einen Weg.

Papier abheften war nie GoBD-widrig — aber eine E-Rechnung auszudrucken und das XML zu löschen ist es. Das Original ist der Datensatz.